Oficina virtual sin empresa constituida: cómo funciona

La pregunta corta: ¿se puede?

Sí. Es uno de los flujos más habituales en nuestro servicio. Te das de alta como cliente antes de constituir la sociedad, fijamos el domicilio que llevarás a notaría, y vas refinando tus datos según los obtienes (primero el CIF provisional tras la escritura, luego el CIF definitivo tras la inscripción en Registro Mercantil).

Por qué tiene sentido empezar antes

Cuando vas a constituir una SL, en la escritura pública debes declarar un domicilio social. Lo más sensato es decidir esa dirección antes de pisar la notaría — y, si la oficina virtual va a ser tu sede, contratarla antes.

Si llegas a notaría con tu casa como domicilio social y luego decides cambiar a oficina virtual, tienes que volver a notaría a modificar estatutos: trámite extra de 200-600€ que te ahorras planificando. Una hora de diferencia en el orden te ahorra una segunda escritura.

Documentación que necesitas reunir antes de la notaría

El notario te pedirá los siguientes documentos. Conviene tenerlos todos preparados antes de pedir cita, porque sin alguno de ellos no puede otorgarse la escritura:

En todos los casos

• DNI o NIE en vigor de todos los socios fundadores (físico, no solo foto del móvil).
• Certificación negativa de denominación social: la solicitas al Registro Mercantil Central. Confirma que tu nombre elegido no está registrado. Válida 3 meses. Coste ~16€.
• Justificante bancario de la aportación del capital social: certificado del banco confirmando el ingreso del capital en la cuenta de la sociedad en constitución.
• Estatutos sociales: redactados por tu asesor o por el propio notario. Definen objeto social, capital, órgano de administración, sede social y reglas internas.
• Domicilio social: la dirección exacta que figurará en la escritura. Si vas a usar oficina virtual, te la facilitamos al alta.
• Datos para la declaración de titularidad real: identidad de cualquier socio que controle más del 25% del capital o de los derechos de voto.

Si algún socio es extranjero

• NIE en vigor (no basta el pasaporte, salvo para residentes UE sin actividad económica previa en España, que pueden constituir con pasaporte + obtención posterior de NIE).
• Si el socio no puede acudir presencialmente, poder notarial a favor de quien firme por él, con apostilla de La Haya si el poder se otorga fuera de España.

Si algún socio es otra empresa

• Copia de la escritura de constitución de la sociedad socio.
• Poderes vigentes del representante que firmará en nombre de la empresa.
• NIF de la sociedad socio.
• Certificado de titularidad real de la sociedad socio.

Documentación que nosotros te facilitamos para la notaría

Si la oficina virtual va a ser tu domicilio social, normalmente el notario acepta que tú (el fundador) declares la dirección en la escritura sin pedir prueba externa: la responsabilidad de la veracidad recae en ti como otorgante. Aun así, algunos notarios, asesores o bancos prefieren tener un respaldo documental. Lo que te facilitamos a petición:

• Contrato de servicios firmado con la dirección concreta asignada a tu empresa y el plan contratado. Sirve como prueba rápida y se envía en PDF firmado el mismo día.
• Justificante de pago del plan en vigor, por si la notaría o el banco quiere ver que el servicio está activo en el momento de la firma.
• Certificado de domiciliación fiscal o social: documento formal con el nombre social de tu empresa, la dirección completa, la referencia catastral del local y el periodo de vigencia. Es el documento que más se nos pide y suele resolver cualquier duda: incluye datos del Catastro que demuestran que la dirección es un inmueble real registrado, no un buzón o domicilio simbólico.

El contrato y el justificante los enviamos en PDF firmado el mismo día tras escribir a info@domiciliatuempresa.com. El certificado de domiciliación es un documento de mayor entidad: nuestro equipo de cuentas revisa cada solicitud, requiere identificación del beneficiario y verifica el plan activo. Si resides en la UE no exigimos permanencia previa; si resides fuera de la UE pedimos 4 meses de contratación consecutiva. La vigencia del certificado coincide con tu ciclo de facturación (mensual o anual); si necesitas vigencia mayor, puedes abonar mensualidades por adelantado.

Cómo funciona el proceso paso a paso

1. Te das de alta como cliente en domiciliatuempresa.com.
2. Eliges plan y pagas la primera mensualidad. Sin coste de alta, sin permanencia para residentes UE.
3. En el panel, configuras la empresa. Como aún no la tienes constituida, en los campos de nombre y CIF introduces el valor Aún sin configurar. El sistema lo admite explícitamente como placeholder.
4. Recibes tu dirección fiscal asignada (la nuestra de Granada centro: Calle Albahaca 2, 18006), lista para llevar a notaría. Si la notaría pide documentación externa, nos la pides por email y te la facilitamos.
5. Reúnes la documentación (sección de arriba) y pides cita con el notario.
6. Vas a notaría con tus socios. La dirección que figurará como domicilio social en la escritura es la nuestra.
7. El notario solicita el CIF provisional a Hacienda tras la firma. Lo recibes en pocos días.
8. Vuelves al panel y actualizas el nombre real y CIF provisional sustituyendo el "Aún sin configurar".
9. Tras inscripción en Registro Mercantil (5-15 días hábiles desde notaría), Hacienda emite el CIF definitivo. Actualizas en el panel.

La cita en notaría: qué pasa el día D

La cita habitual dura entre 30 y 60 minutos. Esto es lo que pasa, en orden:

1. El notario revisa la documentación que has llevado y verifica las identidades de los presentes.
2. Lee en voz alta los puntos clave de los estatutos: nombre, capital, objeto social, domicilio, órgano de administración.
3. Pregunta confirmación a los socios sobre cada punto. Si alguno no cuadra, se modifica en el momento.
4. Los socios firman la escritura. Si hay socio extranjero presente, firma igualmente; si actúa por poder, firma el apoderado.
5. El notario solicita telemáticamente el CIF provisional a la AEAT y, en muchos casos, envía también telemáticamente la escritura al Registro Mercantil.
6. Te entregan una copia autorizada de la escritura. Esa copia es tu documento clave para abrir cuenta bancaria, presentar modelo 600, etc.

Coste habitual de la cita: 150-400€ según capital aportado y complejidad de los estatutos. El pago se hace en la propia notaría, antes o después de la firma según la práctica de cada despacho.

CIF provisional vs CIF definitivo

El CIF provisional te lo asigna Hacienda tras la firma en notaría y antes de la inscripción registral. Es válido para operar como sociedad: abrir cuenta bancaria (en algunos bancos), facturar, contratar servicios. Durante este periodo la sociedad existe legalmente como "sociedad en formación".

El CIF definitivo llega tras la inscripción en Registro Mercantil. Es el que usarás a largo plazo. La sustitución es automática para Hacienda — tú solo lo actualizas en tu panel para que nuestros equipos lo asocien a tu correspondencia.

¿Cuánto dura el "limbo" entre provisional y definitivo?

Típicamente entre 5 y 15 días hábiles desde la firma de la escritura hasta tener el CIF definitivo, dependiendo de la carga de trabajo del Registro Mercantil correspondiente. Durante ese plazo ya puedes:

• Abrir cuenta bancaria (en muchos bancos).
• Recibir correspondencia a nombre social en nuestra dirección.
• Firmar contratos y emitir facturas con el CIF provisional.

Cómo gestionamos tu caso de principio a fin

Desde que te das de alta hasta que tienes el CIF definitivo y todo en marcha, esto es lo que hacemos:

• Día 0 (alta): generamos tu dirección, te facilitamos el panel y te enviamos por email los datos para usar en la escritura. Si pides documentación adicional (contrato, acreditación), te la mandamos en PDF firmado.
• Periodo "Aún sin configurar": entre alta y notaría puede pasar de unos días a varias semanas. Mientras tanto, tu plan está activo y la dirección reservada para tu futura sociedad. Si llega correspondencia a un nombre que aún no nos consta, nuestro equipo te avisa para que confirmes.
• Tras la firma en notaría: nos avisas por email del nombre real y del CIF provisional. Actualizamos internamente la asociación cliente ↔ sociedad para que la recepción de correspondencia sea fluida.
• Tras CIF definitivo: actualización final en el panel. Todo queda consolidado y operas como cualquier otra sociedad domiciliada con nosotros.
• Atención durante todo el proceso: dudas operativas (qué poner en estatutos sobre la sede, cómo describir la dirección al banco, qué pasa si llega notificación antes del CIF definitivo) se resuelven por email o teléfono con nuestro equipo.

¿Y si al final no constituyo la sociedad?

Sin problema. Si decides no seguir adelante con la constitución, cancelas el servicio comunicándolo por email un día antes del siguiente ciclo de facturación (mensual o anual) y se cierra. Sin coste de baja, sin penalización.

Pierdes lo que ya hayas pagado del periodo en curso, pero nada más. Esto te quita la presión de "tengo que constituir sí o sí porque ya pagué".

Caso típico

Emprendedor con la idea clara pero aún sin sociedad. Quiere llevar a notaría una dirección que no sea su piso. Se da de alta con nosotros, paga 30€ del primer mes, recibe la dirección, va a notaría, constituye la SL con domicilio social en Calle Albahaca 2 (Granada). En 2-3 semanas tiene CIF definitivo y la SL inscrita. Cero re-trabajo, cero modificaciones de estatutos, cero pagos duplicados a notario.

Si quieres ver el procedimiento completo de constituir una SL, lee domiciliación de una SL paso a paso. Si todavía estás decidiendo forma jurídica, revisa requisitos para abrir una empresa en España. Y para empezar ya, mira nuestros planes y precios.